FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy DiggiBox w wersji Free jest na zawsze bezpłatny?

Tak, wersja DiggiBox Free jest bezpłatna, bez limitu czasowego.

Czy DiggiBox ma limit użytkowników? Czy mogę go udostępnić księgowemu?

DiggiBox nie ma limitu użytkowników. Można udostępnić faktury i dokumenty zarówno pracownikom firmy jak i osobom prowadzącym zewnętrzną obsługę księgową. Wystarczy dodać użytkownika i określić jakie ma uprawnienia.

Czy do DiggiBoxa mogę przesłać faktury mailem?

Tak,  po aktywacji konta otrzymasz dedykowany adres e-mail, na który możesz przesyłać dokumenty.

Jeśli dostaniesz fakturę od swojego kontrahenta w postaci maila z załącznikiem, wystarczy że prześlesz tego maila na swój dedykowany adres. Faktura zostanie automatycznie dodana do Twojego DiggiBoxa.

Jeśli kontrahent wyśle Ci w mailu link do faktury – możesz również przesłać takiego maila na adres w DiggiBoxie – system automatycznie sprawdzi linka i jeśli będzie pod nim dostępna faktura, pobierze ją jako plik i doda do  systemu.

 

Czy DiggiBox może automatycznie pobierać faktury z folderu na moim komputerze?

Tak, wystarczy zainstalować specjalną aplikację i ustawić katalogi, które mają być synchronizowane z DiggiBoxem. Wszystkie dokumenty zapisane do tych katalogów będą automatycznie przesyłane do DiggiBoxa. Dodatkowo dla każego synchronizowanego folderu – możesz ustalić typu dokumentu (np. faktury sprzedaży, faktury zakupu, umowy) – dzięki czemu po przesłaniu do DiggiBoxa będzie je łatwo odnaleźć.

 

Jakiego rodzaju dokumenty mogę dodawać do DiggiBox?

Do DiggiBox można dodawać wszystkie dokumenty firmowe, w postaci plików PDF, JPG, Word, Excel, TXT, na przykład:

  • faktury zakupu
  • faktury sprzedaży
  • paragony
  • dokumenty kadrowe
  • umowy
  • dokumenty rejestrowe
  • polisy
  • dokumenty dostawy

System oferuje ponad 20 różnych typów dokumentów. Dzięki temu łatwo je uporządkować i posegregować, a potem odnaleźć.

Na czym polega odczytywanie skanów faktur?

DiggiBox posiada mechanizm automatycznego rozpoznawania danych na skanowanych fakturach (OCR). Po dodaniu skanowanej lub elektronicznej faktury, system wyszukuje w jej treści:

  • datę wystawienia
  • numer
  • dane kontrahenta – nazwa, NIP, adres
  • numer rachunku bankowego kontrahenta
  • kwoty faktury
  • termin płatności
  • formę płatności
  • i inne

Dzięki temu pliki faktur w postaci PDF zamienione zostsają na elektroniczne dokumenty, które można wyszukiwać, opłacać, księgować.

 

W jaki sposób tworzona jest lista faktur do zapłaty?

DiggiBox odczytuje dane z plików faktur, dzięki temu zamienia skany na dokumenty elektronicznie. Analizuje informacje o płatności faktury – pod kątem formy płatności (gotówka, karta kredytowa, przelew) oraz terminu płatności. Faktury do zapłaty przelewem z terminem płatności dodaje do listy “Do zapłaty”. Dzięki temu krótko po dodaniu plików faktur tworzona jest lista płatności.

Jak opłacać faktury dodane do DiggiBoxa?

Masz kilka możliwości szybkiego opłacenia faktur dodanych do DiggiBoxa

  • możesz szybko skopiować dane do przelewu – takie jak numer rachunku kontrahenta, kwota czy opis
  • możesz zapisać paczkę przelewów – zaznaczyć faktury, które chcesz opłacić i wyeksportować plik w formacie Elixir0, który jest przyjmowany przez większość banków
  • możesz skorzystać z integracji z systemami płatności elektronicznych tj. PayU czy PayPal (*opcja dodatkowa)

 

Czy w DiggiBoxie można przechowywać dokumenty kadrowe?

Tak, DiggiBox pozwala na przechowywanie wielu różnych dokumentów kadrowych (umowy z pracownikami, umowy o dzieło, zlecenie, rachunki, zwolnienia, podania o urlop). Dokumenty te gromadzone są w liście “Kadry”. Dostajesz też specjalny adres e-mail, oznaczony jako -kadry, na który możesz wysłać dokumenty związane z pracownikami – zostaną one automatycznie przypsiane do listy dokumentów kadrowych.

Dodatkowo możesz łatwo udostępnić swojemu kadrowemu/księgowemu dostęp do elektronicznej bazy dokumentów kadrowych.